Aprende a viajar como experto

A cualquiera le emociona que en su chamba lo manden de viaje de negocios. ¡Es la neta! Tanto, que lo publicamos en nuestras redes sociales sintiéndonos muy exquisito. Y no es para menos, certeramente es un logro laboral que además nos permite romper con la rutina. Pero aún el más experimentado fue primerizo, y cometió errores. Por pena, no preguntamos detalles que pueden meternos en un grave problema.

Para que esto no te suceda armé una lista de los errores más comunes cometidos por los viajeros de negocios ¡Chécalos y aplica las soluciones que te doy!

1.-No presupuestar los viáticos suficientes:

Algunas empresas le piden a sus empleados armar un estimado de sus gastos, otras más te dan lo que se les ocurre–literal– y en el mejor de los casos, hay compañías que tienen el respaldo de agencias especializadas en viajes corporativos que se encargan de todo. Al delegarte esta responsabilidad el descuido se comete cuando no haces un buen cálculo del dinero que necesitas, y terminas poniendo de tu bolsillo.

Solución: Investiga el tipo de cambio (en caso de que viajes al extranjero), el costo aproximado de alimentos, transportación y hospedaje.

El primer paso es buscar un hotel cercano al lugar en el que tendrás tus reuniones de trabajo. Después de reservar tu alojamiento elabora una ruta de desplazamiento para saber cuánto te gastarás en transporte. Te recomiendo que busques mínimo dos sitios de taxis, y si es necesario marques para saber cuáles son sus tarifas aproximadas. Lo más práctico es que descargues aplicaciones efectivas de servicios de autos. A mí me ha funcionado Uber, una app presente en gran parte del mundo que detecta tu ubicación usando el GPS de tu teléfono, te envía al conductor más cercano y hace el cargo a la tarjeta de crédito que registres.

Respecto a la comida aplica la misma técnica. Averigua en internet cuáles son los restaurantes que se ajusten a tu itinerario e investiga sus costos –mínimo de tres­–. Finalmente, no olvides incluir dentro de tus viáticos un porcentaje extra para cualquier imprevisto.

2.-No investigar tiempos y distancias:

Un gran error es no saber cuál es el tiempo estimado del aeropuerto al hotel –ida y vuelta–, del hotel al punto de reunión, y de los recorridos que en general tienes que hacer. Para acabarla, muchas veces la duración del traslado depende del clima, tráfico, etc.

 Solución: Como lo recomendé en el punto anterior, planea tu ruta de desplazamiento punto por punto. Sugiero trazarla en Google Maps, guardarla en tu celular e imprimirla.

Una vez que llegues a tu destino pregúntale al taxista cuál es el tiempo aproximado entre cada uno de tus destinos, y aprovecha para que te diga cómo es el tráfico de esa ciudad y cuáles son las horas pico.

También descarga Waze, una aplicación de tráfico que te une con los conductores que se desplazan en el mismo tramo que tú, y  comparten el tráfico e información de ruta en tiempo real.

3.-Olvidarse de revisar la fecha de expiración de pasaporte o visa:

Aunque digas: “No manches, eso jamás me pasaría”, simplemente pasa. Si estás de acuerdo conmigo, días antes del viaje enfocamos toda la atención en preparar el proyecto, coordinar nuestra agenda, cruzar correos, dejar nuestros asuntos personales en orden, etc…el tema es que nos confiamos o simplemente confundimos fechas.

Solución: Lo correcto es prevenir, y aunque no tengas programado un viaje renueva visa y pasaporte tres meses antes de tus fechas de expiración.

Si no lo hiciste y no estás seguro de la vigencia de los mismos, en cuanto te informen del viaje asegúrate de revisar tus documentos, y no permitas que compren tus boletos de avión antes de que esto suceda.

4.-Perder los comprobantes de gastos:

Entre las prisas, el estrés y tus desplazamientos, es común que pierdas algún comprobante de gastos. El descuido es guardarlos en la cartera y mezclarlos con tu dinero; lo que provoca que se arruguen o desgasten.

Solución: Aunque estés corriendo tómate el tiempo de meter todos tus comprobantes en un lugar adecuado. Compra una cartera clasificadora o un sobre de plástico. Una vez que llegues al hotel encárgate de guardarlos en la caja fuerte.

5.-No sincronizar tus dispositivos para trabajar donde quiera que estés, incluso sin conexión:

Es cierto que la red de conectividad cada vez es mayor, y que los sitios en los que hay Wi-Fi son muchos, pero nadie nos garantiza que tendremos internet en cualquier sitio que visitemos. Muchas veces el viajero de negocios trabaja en el avión o lugares en los que es imposible conectarse.

Solución: Realiza una selección de los documentos que necesitas para trabajar y almacénalos en iCloud. El servicio basado en la nube permite trabajar en tránsito en tu iPhone o dispositivos móviles para enviar documentos, archivos PDF y presentaciones a un ordenador PC de Apple.

Consejos de los expertos

Hace un par de meses viajé a Atlanta para conocer las oficinas centrales de BCD Travel, una de las agencia de viajes corporativos más grande del mundo. Viví un viaje de negocios de la mano de esta compañía, y la neta sí los recomiendo porque además de facilitarte la vida, tienen muy buen servicio. En mi caso me ayudaron a coordinar todos los detalles referentes a boletos de avión, hospedaje, renta de automóvil, traslado terrestre, etc.

Considerar sus servicios se basa en muchas ventajas porque este tipo de agencias tienen alianzas estratégicas con prestadores de servicios turísticos que les dan tarifas más económicas; es decir, te ahorras tiempo, dinero y esfuerzo.

Me gustó que cubren las necesidades tecnológicas que demanda el actual viajero de negocios. Como ejemplo, este año lanzarán en México una aplicación llamada TriSource (presente en Estados y Canadá). La funcionalidad de la App es desplegar tu itinerario de viaje ­­–previamente organizado por BCD Travel­– para ver todos los detalles del vuelo, reservación de hotel y transporte terrestre que se sincronizan de manera automática en tu dispositivo. También te avisa si el vuelo está retrasado, y envía alertas si surge un cambio de puertas de embarque. Incluye mapas y direcciones de todos los destinos a los que te trasladarás.

En caso de que seas emprendedor y estés consolidando tu empresa, son una buena opción porque ofrecen servicios a la medidas de las Pymes (pequeñas y medianas empresas).

En el viaje conocí a Beat Wille, General Country Manager México y Rolando Robles, Director Senior de Ventas y Marketing de BCD Travel; y aproveché para preguntarles algunos consejos para los viajeros de negocios. Ve lo que me dijeron.